Comment organiser efficacement la reprise de dossier paie

L’organisation est un des freins du développement de la mission sociale dans un cabinet comptable.

Le premier niveau d’une bonne organisation est l’arrivée d’un dossier paie au service social.

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Une bonne organisation de l’arrivée du dossier paie au service social vous permettra de  : 

  • ​construire sur de bonnes bases, bien connaître les spécificités du dossier
  • ​assurer la sérénité des collaborateurs lors de l’arrivée d’un nouveau dossier
  • ​prévenir rapidement le client des éventuelles erreurs détectées, les corrections à apporter et les impacts
  • ​notifier les situations sur lesquelles vous ne pouvez plus apporter des corrections et les risques en cas de contrôle
  • ​informer un client qui embauche pour la première fois sur vos pratiques de travail, ses obligations

​Les étapes pour bien organiser l’arrivée d’un dossier paie au service social :


1. Faites un audit de reprise

L’audit de reprise consiste, lors de la reprise d’un dossier paie traité soit en interne chez le client, soit par un prestataire externe, à faire l’état des lieux en termes de pratiques de paie et d’éventuelles anomalies à corriger . Il vous évitera de perdurer des pratiques non conformes. 

Décomposez l'audit en deux phases : 

  • 1
    En amont avant la reprise du dossier : collecte et analyse des données, étude du réglementaire de paie appliqué jusqu’alors, état des lieux sur les pratiques en matière de paie, détection des anomalies éventuelles ; 
  • 2
    Dans un délai d’environ 3 mois, qui peut être plus court selon la taille du dossier et en l’absence de « saisonnalité » de la paie : impact des éventuelles modifications des pratiques, impact des paramétrages

Dans le cas exceptionnel d’une reprise de dossier qui ne permet pas de faire un audit par manque de temps :

Demandez au service social de vous fournir une liste de questions pour chaque nouveau dossier. Ensuite, intégrez cette liste dans votre processus avant l’arrivée du dossier au service social. Les réponses que vous transmettrez au service social, aideront le futur gestionnaire du dossier à gagner du temps et à identifier les vérifications qui doivent être faites avant de produire la première paie. 

L’audit de reprise est une étape négligée parfois, par crainte de « déranger » le futur client en lui posant des questions. Expliquez à votre futur client qu’il s’agit de sécuriser les pratiques et de le conseiller sur des changements éventuels bénéfiques à son entreprise. Demandez à un collaborateur du service social à participer à l’entretien pour prendre les premières informations sur la complexité du dossier et l’organisation à mettre en place.

2. Faites la liste des documents à recevoir pour la reprise du dossier paie

Demandez à votre service social la liste des documents à recevoir pour la reprise d’un dossier. Gagnez du temps avec une liste standard que vous pourrez présenter à chaque client.

3. Faites un planning pour la reprise du dossier paie

Déterminez un planning avec votre service social. Demandez à votre Responsable paie dans quel délai il a besoin des informations présentées au point 1 et 2, avant de produire la première paie. 

Pour un dossier sans reprise de paies en cours d’année, vous pouvez choisir des règles générales. Par exemple : pour que les paies d’un nouveau dossier soient faites le mois M, les informations et documents doivent être reçus avant le 10 du mois M. 

Le planning de reprise dépend de :

  • la capacité de votre service social. Un service avec un seul Responsable paie et un service avec 5 Gestionnaires de paie n’aura pas besoin des mêmes délais;
  • la date de reprise et l’effectif de l’entreprise. Si la reprise est prévue en fin d’année, décalez la reprise du dossier au début de l’année suivante si l'effectif est important.  Faites-le, même s’il est difficile de ne pas accepter une mission à effet immédiat. Pour des effectifs importants, les efforts de reprise sont parfois disproportionnés par rapport aux capacités à facturer la reprise du dossier;
  • ​la collaboration de l’ancien prestataire. En effet, le calcul à l’identique des fiches de paie n’est pas suffisant. L’intégration dans le logiciel de paie des fichiers DSN des mois précédents la reprise est nécessaire pour un bon suivi du dossier. La réactivité et la collaboration de l’ancien prestataire est importante. Interrogez votre futur client sur la possibilité d’avoir ces fichiers, le délai d’obtention de ces fichiers.  Ces informations vous aideront à bien déterminer la date effective de reprise du dossier.

4.Uniformisez les pratiques au sein de votre cabinet

Diffusez ces informations (étapes 1 à 3) à tous vos collaborateurs/associés susceptibles de contracter une mission sociale pour le cabinet. Vous gagnerez en productivité et en valeur ajoutée pour votre service social. 

Dans la mesure du possible, programmez un entretien entre le gestionnaire du dossier paie et le client. Les dirigeants rencontrent toujours leur expert comptable. Présentez-lui son correspondant paie/social lors des rencontres à votre cabinet. Un client apprécie toujours de rencontrer les personnes avec lesquelles il travaille et la plupart du temps la relation est améliorée.

En conclusion

L'organisation efficace d’un nouveau dossier paie au service social d'un cabinet social comporte :

  • 1
    un audit de reprise
  • 2
    ​une liste de documents que le client s’engage à transmettre
  • 3
    ​un planning de reprise établi avec le service social
  • 4
    ​une rencontre entre le client et le service social

​Votre service social est le plus qualifié pour vous aider à proposer la juste valorisation de la lettre de mission et une reprise de dossier efficace et sécurisée. Impliquez-le dans le processus d'arrivée d'un nouveau dossier paie.

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Georgeta ZEGREA

Forte de plus de 10 ans d’expérience réussie à la tête du département social des différentes cabinets d’expertise-comptable, Georgeta est une experte en organisation et performance de la mission paie.

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